示例系统 - 费用预算与报销

费用预算是普遍采用的成本控制方法，报销管理也是成本控制的重要环节。本系统支持费用预算的编制、调整、控制和执行绩效的评估，并可以在费用报销的过程中分月份、季度和年度对预算进行监控。后台数据库采用 SQL SERVER，可以同时支持网页填报和 Excel 客户端填报。

如下图所示，本系统由四个部分组成：主数据、费用预算管理、报销管理、绩效评价。

• 主数据：交通工具（报销交通费时可供选择）、预算费用名称（差旅费、通信费、工资福利费等）
• 费用预算管理：预算申报（各部门申报年度预算，层层审批）、预算调整（执行过程中调整，需审批）、预算余额（存储各部门当前可用额度，每次借款或报销时自动更新）
• 报销管理：借款单、差旅费报销单、其他费用报销、收回借款
• 绩效评价：查询各部门费用预算完成比例

本系统采用浅绿色底色：灰色框线代表填报区域，浅黄色底色代表必填字段，白色底色代表可填字段，浅绿色底色代表系统自动填写。对于多级审批模板，在填报区域下部设置审批区域，用横向的浅蓝色背景和白色宋体表示每个审批节点，用"〉〉"代表单据的流转过程。

本系统的预算以部门为预算单元，采用自下而上的预算编制方法，由各个部门申报本部门的年度预算，然后由上级部门进行审批。

申报时需填写本部门名称和预算年度。费用项目字段由系统自动提取（来源于主数据中的"预算费用名称"模板），用户可根据需要增加或删除费用项目。费用预算金额需逐月填写（1月到12月），系统自动计算每个季度金额及年度总金额。

费用预算需经过部门经理、财务副总和总经理三级审批。审批通过后，系统自动创建一份"预算余额表"，用于记录预算余额。

预算调整一次只能调整一种费用。用户需填写部门名称、预算年份和费用名称，系统自动提取当前的预算额。用户在"调整后"栏内填写修改后的预算金额（未变化的月份填写与调整前相同的数值）。审批过程与预算申报相同，审批通过后系统自动更新相应的预算总额和预算余额。

员工填写借款单后进行审批。申请人需填写部门名称、金额、事由等信息，系统自动分配借款单编号。借款单的审批过程包括：部门经理审批 → 财务副总审批 → 总经理审批 → 出纳付款。在部门经理审批环节，部门经理可以为该笔借款分配一个预算，出纳付款后系统自动调减相应的预算余额。

如果申请人此前有借款，在填写报销申请时需填写借款编号以冲抵借款，同时需扫描报销单据以附件形式上传。在部门经理审批环节，如果报销金额超出原有借款金额，则部门经理可以为超出部分重新指定预算。在出纳付款或确认环节，系统自动更新借款的销账金额和预算余额。

注意：如果报销额比借款额少，员工需要返还部分借款，此时需使用"收回借款"模板。

其他费用报销类似于差旅费报销，唯一的区别在于其他费用没有差旅费明细部分。

当存在借款返还的情况时，使用"收回借款"模板。用户输入借款单编号，系统自动提取该借款单的信息，然后输入收回借款的金额，保存时系统自动更新借款单中的销账额。该表单保存后不可修改，如有填错，可填报一个收回借款金额为负数的表单进行冲抵。

输入部门名称和预算年度，系统自动提取该部门所有费用预算的总额和余额，并计算到目前为止的完成比例。